A organização eficiente do e-mailObjetivo primordial é manter a caixa de entrada sempre vazia.
Se o título deste artigo lhe chamou a atenção e você está iniciando a leitura do texto, podemos tirar duas conclusões importantes: a primeira, que você está preocupado com a organização do seu e-mail; e a segunda, que está interessado em identificar alguma "dica" que possa lhe ser útil na organização de sua caixa postal.
O primeiro aspecto é saber a quantidade de identificadores de e-mail que você tem. Quanto maior a quantidade de identificadores, maior será o tempo despendido para administrar suas caixas postais. Não se trata apenas do tempo para efetuar o login, mas também gerenciar pastas, arquivar e recuperar documentos. Dessa forma, procure ter no máximo dois identificadores: um relativo à empresa e outro seu, pessoal. Essa separação desvincula mensagens profissionais de pessoais, garantindo privacidade e confidencialidade nas suas correspondências.
O requisito fundamental para gerenciar uma caixa postal com eficiência é sua objetividade. Tenha sempre em mente que sua meta é ter "zero" mensagem em sua caixa de entrada. Toda mensagem recebida poderá ser lida ou não. Essa triagem preliminar, para remover o "lixo", pode ser feita pelo identificador do remetente, pelo título da mensagem ou por outro critério que você julgue adequado. Ao decidir ler uma mensagem, você tem sempre quatro opções: remover após a leitura, arquivá-la, responder ou adiar a decisão.
A primeira opção é "remover após a leitura", ou seja, trata-se de uma mensagem informativa, que não carece de tratamento adicional. Quando estiver diante dessa situação, remova a correspondência sem culpa... A segunda opção é quando você quer "arquivar" a correspondência, pois tem informações que podem ser úteis para você no futuro (acredite: dificilmente você as utilizará!). De qualquer modo, se você pretende guardar a correspondência, utilize pastas específicas e com títulos adequados como "despesas pessoais", "trabalho", "faculdade", "piadas", "extrato cartão", "receitas", etc.
As duas outras opções são: responder ou adiar a decisão. Se a opção for "adiar", você deve deixar a correspondência na sua caixa de entrada, pois assim lá manterá as correspondências pendentes e as não-lidas, lembrando sempre que sua meta é ficar com a caixa de entrada zerada.
A quarta opção, que é "responder", deve receber cuidados especiais:
1) Título da mensagem – Deve ser adequado ao assunto e não muito longo. Muitas vezes notamos que uma correspondência (entre idas e vindas) apresenta um título totalmente desatualizado em relação à mensagem, o que pode desmotivar o destinatário a ler sua correspondência ou, pior ainda, levá-lo a concluir equivocadamente alguma coisa sem abrir a mensagem que você enviou.
2) Destinatário e copiados – Responda a mensagem ao destinatário, que é aquele ou aqueles a quem você pede uma providência sobre o tema. Os copiados são pessoas que devem somente ser "informadas" da situação. A cópia cega é pouco elegante e, em alguns casos, pouco ética, pois não permite que o destinatário conheça os verdadeiros interlocutores do problema.
3) Tamanho e qualidade do texto – Ninguém gosta de ler mensagens longas ou com erros grosseiros de português. Sua mensagem deve ficar limitada a dois ou três parágrafos e deixar claro o que você quer: informar ou solicitar uma ação. Lembre-se que erros de digitação são toleráveis, mas erros de português são inaceitáveis, pois demonstram falta de conhecimento lingüístico e descuido na revisão do texto.
Podemos concluir que, se você está interessado em organizar sua caixa postal, é necessário dar o primeiro passo. Organize-se na criação de pastas e seja objetivo no tratamento das correspondências. Lembre-se, mais uma vez, que seu objetivo é ter sua caixa de entrada vazia. No começo é difícil, depois você perceberá que terá algum tempo livre para fazer aquilo que mais gosta: visitar um amigo, caminhar no parque, ouvir aquele CD que você comprou há semanas, assistir TV, dormir ou, quem sabe, escrever um artigo como faço neste instante...
Por Armando Terribili Filho - Professor e coordenador da pós-graduação da Faculdade de Computação e Informática da Faap.
Fonte: Gazeta Mercantil, 25.01.2006 - Caderno A - Pág. 3
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